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- Descriptif du poste

L’Office Manager / Assistant(e) de Gestion a pour mission, sous l’encadrement du responsable administratif et financier, d’exécuter des tâches administratives variées et de gestion courante. Son rôle consiste également à assurer l’accueil physique et téléphonique du public (Français/ Anglais). Le tout visant à recueillir, traiter et diffuser de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la société.

Les principales missions :

-          Gestion des démarches administratives

-          Traitement de documents pour mise à jour des bases de données de gestion :

o   Financière fournisseurs : Saisie des factures (Fr ou internationales), validation et mise à jour du support

o   Administration du personnel : Saisie des contrats vacataires, enregistrement des variables du personnel sur les tableaux dédiés

o   Indemnisations /incentives : Traitement, envoi et suivi des indemnisations liées aux études

-          Gestion et suivi des services généraux

-          Accueil physique et téléphonique :

o   Accueil, information et orientation du personnel et des personnes extérieures à la structure.

o   Réception des appels et orientation vers les différents services et interlocuteurs en français et en anglais, prise de message.

Activités connexes ou complémentaires

-          Suivi des stocks de fournitures, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs

-          Gestion du courrier : Réception, distribution affranchissement et envoi postal.

-          Tri, classement, archivages, numérisation des documents

-          Participation aux opérations de logistique du service, assistance aux équipes

-          Travaux de bureautique : saisie, mise en forme et suivi/ mise à jour de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports…)